Achats : Activité consistant à se procurer des biens ou des services.

Appel d'offres  : Processus formel d'appel à candidatures sur le marché pour une offre de biens ou services. Résulte dans la sélection de fournisseurs.

Acheteur : Employé dûment autorisé à engager des dépenses externes pour le compte de l'entreprise.

Acheteur EOG (Efficacité Opérationnelle Groupe) : Collaborateur chargé de la négociation des contrats avec les fournisseurs externes, en liaison avec les entités spécificatrices / utilisatrices du Groupe, l'objectif étant de garantir la globalisation des achats. Les acheteurs EOG sont aussi appelés « Responsables de famille de dépenses ».

Acheteur local : Collaborateur chargé de la négociation des contrats locaux, en relation avec EOG (contrats hors périmètre EOG ou délégation donnée par EOG).

Cadeau : par cadeau, on entend tout objet, service ou avantage offerts à un collaborateur par un client ou un fournisseur. Un produit ou service cédé à un prix différent des conditions normales de marché doit être considéré comme un cadeau.

Cahier des charges : Document reprenant les spécifications des besoins exprimés.

Client : par client, on entend tout autant un prospect qu'une personne physique ou morale avec laquelle BNP Paribas a déjà noué des relations commerciales.

Comité Achats : Présidé par les deux Directeurs Généraux et composé des Secrétaires Généraux des Pôles et Fonctions centrales, ce comité qui se réunit environ tous les deux mois a pour objectif de valider la stratégie achats proposé par EOG et d'en suivre la mise en oeuvre et les résultats.

Comités de catégories / Comités de pilotage / Comités de coordination achats : Comités composés de représentants des entités spécificatrices / utilisatrices, coordonnés par un acheteur EOG. Ces comités sont constitués lors du lancement d'une action achats, afin de définir et valider les éléments de la négociation (options de négociation, critères de dépouillement, sélection, déploiement). Ils se réunissent par la suite pour assurer le suivi de la relation avec le fournisseur (prestations, reporting, qualité) et de l'évolution des besoins du Groupe.

Contrat : Accord formel entre deux parties.

Contrat à long terme : Contrat dont la durée est > 1 an.

Contrat cadre : Véhicule contractuel global ayant pour vocation l'agrégation et la normalisation de contrats locaux existant ou l'établissement de directives pour la mise en oeuvre de contrats locaux.

Contrat global : Contrat qui s'applique à au moins deux territoires.

Contrat local : C ontrat qui intéresse une ou plusieurs entités dans un seul territoire. Lorsque EOG, sur sa propre initiative ou sur demande d'une entité intervient dans la négociation d'un contrat local et le signe, on parle de contrat local sous responsabilité globale.

Collaborateur : pour l'application des présentes règles, on entend par collaborateur toute personne travaillant directement ou indirectement dans le Groupe BNP Paribas, soit au titre d'un contrat de travail, soit au titre d'un contrat de service, soit de façon permanente, soit de façon temporaire.

Déontologie : Règles relatives à la relation avec les fournisseurs (cadeaux, invitations,...).

Dépenses  : Dépenses nettes réalisées avec un fournisseur ou un distributeur.

Développement durable  : Le concept de développement durable oblige les Entreprises et les Etats à se préoccuper de la dégradation de l'environnement, des atteintes aux droits de l'homme et des problèmes sociaux.

Economies : Réduction des dépenses résultant de la réduction du prix unitaire d'achat, de ristournes, ainsi que de la réduction de la demande.

Entité : entité juridique (succursale ou filiale) pour laquelle le Groupe BNP Paribas est responsable de la gestion ou partie prenante significative :

  quel que soit le taux de détention du Groupe (direct ou indirect) ;
  que l'entité soit ou non consolidée par Finances Groupe ;
  que les effectifs de l'entité soient ou non consolidés par Ressources Humaines Groupe.

E-Procurement  : Outil de gestion électronique des achats et des approvisionnements. Dans l'environnement BNP Paribas, il recouvre à ce jour la partie commandes électroniques sur un certain nombre de produits (cartes de visite, mobilier et fournitures de bureau...).

Evaluation du fournisseur : Evaluation formelle annuelle de la performance du fournisseur sur des critères préalablement définis dans l'accord.

Famille de dépenses : Pour couvrir son périmètre, EOG a segmenté les dépenses externes du Groupe en 9 familles, elles mêmes découpées en un total d'environ 60 catégories et 220 sous-catégories de dépenses de biens ou services, correspondant à autant d'environnements de négociation homogènes par rapport aux offres du marché (cf. Référentiel de dépenses sur le site B2E de la Communauté achat).

Fournisseur : par fournisseur, on entend toute tierce partie, non salariée du Groupe, auprès de laquelle BNP Paribas ou une de ses filiales acquiert un matériel ou un service, que ce soit directement ou au travers d'un distributeur. A ce titre, les courtiers, brokers et intermédiaires de marché sont des fournisseurs. Sont assimilées à des fournisseurs, les sociétés pour lesquelles BNP Paribas est un prospect.

Fournisseur référencé : Un fournisseur qui est soit approuvé soit préféré ou dans certains cas obligatoire pour les entités BNP Paribas. Ce statut résulte habituellement d'un processus d'appels d'offres (RFP) mené par EOG.

EOG (Efficacité Opérationnelle Groupe) : Fonction centrale en charge des achats du groupe BNP Paribas.

Invitations : on distingue 4 types d'invitations.

• Invitations de démonstration : il s'agit des invitations faites par un client ou un fournisseur à des visites d'usines, à des séminaires, ou des évènements auxquels sont soit présentés des Produits/services soit exposés des analyses.
• Invitations de représentation : il s'agit d'invitations d'un client ou d'un fournisseur au cours desquelles il est demandé au collaborateur d'exposer la politique ou les vues de BNP Paribas sur un sujet précis en liaison avec la relation client ou l'offre du fournisseur, soit de manière individuelle soit dans le cadre d'un forum.
• Invitations d'entretien de relations : il s'agit d'invitations à des repas d'affaires.
• Autres invitations / invitations de loisirs : il s'agit d'invitations à des manifestations à caractère non purement professionnel ou axées sur les loisirs (manifestations sportives ou culturelles, weekend culturel, week-end sportif,..).

Pacte Mondial : Le Pacte Mondial ou «  Global Compact » est une initiative du Secrétaire général des Nations Unies, M. Kofi Annan, et demande aux firmes d'inclure, de soutenir et d'appliquer un ensemble de principes essentiels dans leurs sphères d'influence dans les domaines des normes du travail, des droits de l'homme et des pratiques environnementales :

Les Droits de l'Homme

1. Les entreprises doivent soutenir et respecter la protection des droits de l'homme internationalement proclamés ; et
2. S'assurer qu'elles ne sont pas complices de violations des droits de l'homme.

Le travail

3. Les entreprises doivent faire respecter la liberté d'association et la reconnaissance effective du droit aux négociations collectives ; ainsi que
4. L'élimination de toutes les formes de travail forcé ou obligatoire ;
5. L'abolition effective du travail des enfants ; et
6. L'élimination de la discrimination dans les domaines de l'emploi et du travail.

L'environnement

7. Les entreprises doivent soutenir une approche préventive des défis écologiques ;
8. Prendre des initiatives pour promouvoir une responsabilité environnementale plus grande ;
9. Encourager l'essor et la diffusion de technologies favorables à l'environnement.

Lutte contre la corruption

10. Les entreprises sont invitées à agir contre la corruption sous toutes ses formes, y compris l'extorsion de fonds et les pots-de-vin.

Perfect Commerce :

Périodes sensibles : par période sensible, on entend toute période durant laquelle sont lancées des procédures de consultation ou des procédures d'appels d'offres formels auprès de clients ou fournisseurs.

Politique Achat : Ensemble de règles & pratiques à suivre pour l'achat de biens & services.

Référencé : Signifie que le produit ou le fournisseur a été sélectionné par l'acheteur global ou local au terme d'un processus de sélection ou de négociation. Il n'est pas nécessairement établi de contrat avec un fournisseur référencé.

Reporting : Rapports d'information formalisés à publication régulière.

RFI (Request for information)  : Procédure de demande d'informations. Elle sert à prendre connaissance du marché sur une catégorie de dépense, et à positionner les offres fournisseurs entre elles, d'un point de vue général (stratégie de distribution, évolution technologique). Elle précède généralement le lancement d'une procédure d'Appels d'Offres formelle.

RFP (Request for Proposal)  : Procédure d'Appel d'Offres, c'est à dire procédure de consultation formelle du marché. Les modalités de cette procédure varient selon l'importance et la technicité de la catégorie de dépense et les gains potentiels attendus (canevas de la documentation, niveau de détail, nombre de fournisseurs consultés,...).

RFQ (Request for Quotation) : Procédure de consultation orientée vers la renégociation tarifaire dans le cadre d'une relation fournisseur déjà établie, ou vers la négociation tarifaire sur des marchés normés bien connus de l'acheteur.

Risque fournisseur : Risque de perte provoquée par la dégradation, la non réalisation ou l'interruption des prestations auxquelles un fournisseur s'est engagé vis à vis de BNP Paribas.

Risque opérationnel  : risque de perte résultant d'un processus interne défectueux ou inadéquat ou d'évènements externes.

Soumissionnaires : Sociétés / fournisseurs invités à participer à un appel d'offres lancé par les entités de BNP Paribas et répondant par une proposition de services et tarifaire au cahier des charges défini par les acheteurs en liaison avec les entités spécificatrices.

Sourcing  : Opération qui consiste à rechercher les fournisseurs les mieux adaptés pour répondre aux besoins des entreprises.